時間管理大法,令你每天充實,幹勁沖天
去年訂立的大計塵封未動,案頭一疊堆積如山的逾期急務,還有不住洶湧而來的電郵和文件,叫人沮喪無助,灰心喪氣。學會以下一套的時間管理大法,保你每天充實,幹勁沖天。
全球管理大師史蒂芬.柯維(Stephen Covey),於其譽滿全球之名著《高效人士的七個習慣》中,提出「時間管理四象限」大法。此法簡單易用,立竿見影,精髓是把所有事務按其「緩急輕重」區分,排列優先次序,分別劃入四個象限,詳見下圖。
第一種是「既緊急,又重要」之事務。例如幾日後要呈交的計劃書、公司產品被發現有害、家人染病入院……等,迫在眉睫,令人不得不放下手頭工作,率先應付的事情。
第二種乃「重要,卻非緊急」之事務。譬如制訂業務長遠發展策略、修讀專業課程、健身做運動、陪伴孩子渡週末……等。把它們束之高閣,對眼前毫不礙事,可是時日一久,長年累月,則影響深遠。
第三種為「緊急,卻非重要」之事務。例如電話響起、有不速之客到訪、收到電郵……等,它們看似急迫,但其實毫不重要。要命之處,乃誘使人不知不覺間,耗用大量精神時間於其之上,荒廢要務。
(Image courtesy of managertoday.com.tw)
第四種屬「既非緊急,亦非重要」之事務。諸如WhatsApp和Facebook聊天、網上閒晃、跟同事談天、看電視肥皂劇……等。這類事務在假日餘暇時不妨,要事當前,為此分身,荒廢光陰,自不待言。
時間管理之精義在於,短期而言,先辦妥第一種「既緊急,又重要」事務,再處理第二種「重要,卻非緊急」事宜。長遠而言,則務須多做第二種「重要,卻非緊急」事情,如此一來,第一種「既緊急,又重要」事務將隨之減少。
至於第三種為「緊急,卻非重要」事宜,應盡量託付他人,或延遲處理。第四種「既非緊急,亦非重要」事情,則應提醒自己,少碰為妙。
馬上開始,重新拿出多年大計,撣去灰塵,善用「時間管理四象限」大法,把它們統統實現吧!